Crear un informe con Access

Los informes le permiten organizar y procesar el contenido de las tablas y consultas en general, con el fin de realizar una copia impresa de los resultados.

En este artículo voy a tratar de guiarlo paso a paso en el procedimiento necesario para crear un informe utilizando MS Access 2007, los pasos, sin embargo, puede ser considerado válido para versiones anteriores del paquete datababse Oficina.

Después de abrir la base de datos, a continuación, seleccione la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes:

En la ventana que aparece, debemos seleccionar de un menú desplegable, la fuente de datos, que puede ser una tabla de consulta.
En mi caso he decidido crear un informe de la mesa "empleados". Si hubiéramos entrado en una consulta (que se debe crear la siguiente procedeura es necesario), el resultado habría sido el mismo.

Ahora que han aparecido en los campos que componen la mesa, usted debe elegir que queremos incluir en nuestro informe.
Para ello, basta con hacer clic en las flechas> y <, que le permiten agregar o quitar un campo a la vez, puede hacer clic en las flechas en aletrnativa>> y <<para añadir o borrar todos los campos.

El orden de tabulación de los campos de la columna de la derecha determina el orden predeterminado en el que aparecen en el informe.

Al hacer clic en "Finalizar", el asistente la elaboración del informe. Sin embargo, puede mejorar aún más el proceso de configurar las preferencias. En este caso, haga clic en "Siguiente". Los próximos pasos del asistente que nos permitirá:

• Seleccione los niveles de agrupación
  Esta opción le permite crear grupos de registros (por ejemplo, se pueden agrupar en función de la hipotética diepndenti la "Situación laboral"), la mejora de la orden de presentación, esta elección es particularmente eficaz en la presencia de grandes cantidades de datos.
• Seleccione un campo de orden
  El informe se puede encontrar sobre la base de la elección de "crecimiento" o "descendente" de hasta cuatro campos. En el caso de que uno de los campos seleccionados es un campo de tipo numérico, aparezca en el botón Opciones de resumen. Al hacer clic en una ventana más van a aparecer desde el que puede conjunto de operaciones matemáticas (suma, promedio, mínimo y máximo) en el campo seleccionado.
• Establecer el diseño deseado (vertical, tabular o justificada)
• Elegir el estilo gráfico para la impresión

• guardar el informe creado.

En este punto podemos ver el informe.

Si el resultado no fue satisfactorio, puede modificar el informe creado mediante el establecimiento de la vista de modo.

De esta manera, nuestro informe se presenta como una página a la que se pueden insertar títulos, campos de texto, cambiar el aspecto y la sensación de elegir entre una gran variedad de plantillas en MS Office, o mediante el establecimiento de los nuevos parámetros.

Además de los posibles cambios ya descritos, es importante señalar que en la vista de árbol se puede editar los campos existentes en el informe, como la adición de otros nuevos a partir de la tabla de origen.

Basta con hacer clic en la ficha Diseño y, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.
Parece que este (derecha) una lista de campos disponibles para su visualización en la tabla.
Al hacer clic en cada uno de los campos y arrastre en la página del informe se han añadido nuevos campos, ordenar y modificar libremente, en forma y contenido.

Después de hacer los cambios necesarios en el informe, puede obtener una vista previa, y, posiblemente, para imprimir el informe.